KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONUSUNDA UYGULANABİLECEK BİLGİ GÜVENLİĞİ KONTROLLERİ

Günlük hayatımızda teknolojiyi kullanma yatkınlığımız her geçen gün artmaktadır. Bu eğilim içerisinde yaşamımızda önemli bir rol oynamaya başlayan Bilgi Güvenliği terimi ön plana çıkmaktadır. Bilgi Güvenliğini doğru şekilde sağlamaya yönelik kaygıların sadece günümüzün problemi olduğunu düşünüyorsanız yanılıyorsunuz demektir. Çünkü içinde bulunduğumuz çağda önce sunucuların daha sonra kişisel bilgisayarların arkasından Internet’in devamında mobil cihazların ve son olarak nesnelerin internetinin ortaya çıkmasıyla her dönemde güvenlik kaygıları oluşmuştur. Dahası, Bilgi Güvenliği çağımızda yaşanan bu gelişmelerin de dışında mazisi milattan önceye varan örnekleri içermektedir. Bu örneklerin en eskilerinden biri; önemli yazışmaların ve metinlerin gizliliğinin korunabilmesi amacıyla kriptografik yöntemlerle şifrelenerek (bkz. Sezar şifresi) iletilmesidir. Bilgi güvenliği terimi bilginin gizlilik “bilginin yetkisiz kişilere ifşasını engellemek” olduğu kadar bütünlük “yetkisiz değişimleri engelleyerek tamlığını ve doğruluğunu korumak” ve erişilebilirlik “ihtiyaç duyulduğunda kullanılabilir olması” özelliklerini de sağlamaya yöneliktir.

Yaşadığımız çağda gündemi bilgi güvenliği kadar işgal eden diğer bir konu ise mahremiyettir. Mahremiyet, kişinin kendisine ve yaşam alanına müdahale edilmemesi ya da kendine ait bilgilerin bilinmesini istemediği kişilerden soyutlanması olarak tanımlanabilir. Kişiyi tanımlayan bilgiler kimlik numarası, müşteri numarası olabileceği gibi sağlık, cinsel hayat, adli sicil kaydı gibi hassas veriler de olabilmektedir. Mahremiyetin ana motivasyonunun kişiye ait bilgilere yetkisiz kişilerin erişmemesidir. Özetle mahremiyet kavramında gizliliğin önemli bir faktör olduğu ifade edilebilir. Bu faktöre ek olarak Kişisel Verilerin Korunmasını düzenleyen ulusal ve uluslararası mevzuatlarda kişisel verilerin işlenebilmesi için “Doğru ve gerektiğinde güncel olma” ilkesi yer almaktadır. Bu nedenle “bilginin bütünlüğü”nün de korunması gereken bir başka faktör olduğu anlaşılmaktadır.  

Bilgi Güvenliği Standardı

Bilgi Güvenliğinin sistematik bir biçimde uygulanabilmesi amacıyla ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı 2005 yılında yayınlanmıştır. Bu standart 2013 yılında revizyona uğrayarak güncel olarak kullanılan haline kavuşmuştur. Standart, uygulanacak yönetim sistemini tarif etmekle birlikte, Ek-A bölümünde yer alan 14 alanda 114 teknik güvenlik kontrolü de içermektedir. Bu kontroller uygulanırken dikkat edilecek iyi uygulama tavsiyeleri ISO/IEC 27002:2013 Uygulama Pratikleri standardında tanımlanmıştır.

Kanuni Düzenlemeler

Mahremiyete ilişkin düzenlemeler 2. Dünya Savaşı sonrasında ortaya çıkmıştır. 1948 yılında özel hayatın gizliliğini korumaya yönelik madde (bkz. Madde 12) içeren İnsan Hakları Evrensel Beyannamesini 1970’lerde İsveç, Almanya ve Amerika Birleşik Devletleri’ndeki Mahremiyet yasaları izlemiştir. Avrupa Birliği’nin üyesi ve üyelik sürecindeki ülkelerin veri koruma düzenlemelerini tanımlayan Veri Koruma Direktifi (bkz. Data Protection Directive 95/46/EC) 1995’te yürürlüğe girmiştir. Avrupa Birliği’nin yeni bir düzenlemesi olan General Data Protection Regulation (GDPR) 2016 yılında kabul edilmiş ve Mayıs 2018’de yürürlüğe girecektir. Avrupa Birliği sakini veya vatandaşlarının kişisel verisini işleyen veri sorumlularının bu düzenlemeye uyumlu olmaları gerekmektedir.

Türkiye Cumhuriyeti’nin mahremiyete ilişkin en kayda değer düzenlemelerinden birisi 2010 yılında Anayasa’nın 20. Maddesi olan özel hayatın gizliliğinde yapılan değişiklikle kişisel verilerin korunmasına ilişkin maddenin eklenmesidir. Ayrıca, Türkiye Cumhuriyeti’nde Avrupa Birliğine üyelik sürecinin bir parçası olarak 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu bu direktife uyumlu olarak oluşturulmuştur.

ISO 27001:2005 ve ISO 27001:2013’te Kişisel Verilerin Korunması Kontrolü

ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı 2005 sürümünde “A.15 Uyum” alanı “A.15.1 Yasal gereksinimlere uyum” kontrolünün “A.15.1.4 Veri koruma ve kişisel bilgilerin gizliliği” detaylı teknik kontrolü altında “Uygun yasa, düzenlemeler ve varsa anlaşma maddelerinde belirtildiği gibi veri koruma ve gizlilik sağlanmalıdır.” olarak tanımlanmaktadır. Standardın 2013 yılında yayınlanan güncel sürümünde “A.18 Uyum” “A.18.1 Yasal ve sözleşmeye tabi gereksinimlere uyum” kontrolünün “A.18.1.4 Kişi tespit bilgisinin gizliliği ve korunması” detaylı teknik kontrolü altında “Kişiyi tespit bilgisinin gizliliği ve korunması uygulanabilen yerlerde yasa ve düzenlemeler ile sağlanmalıdır.” olarak ifade edilmiştir. Bu kontrol, standardı uygulamak isteyen bir organizasyonun bulunduğu ülkelerde Mahremiyet veya Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin mevzuatlar veya sözleşmelerinde ilgili hükümler bulunuyorsa uyum sağlamak zorunda olduğu anlamına gelmektedir. Örneğin, İngiltere’de 1998 yılında Veri Koruma Yasası (bkz. Data Protection Act 1998) yürürlüğe girmiştir. İngiltere’de ISO/IEC 27001’i kılavuz alarak Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kuran kuruluşların belirttiğimiz yasaya uyumu sağlamaları zorunludur. Aynı şekilde, kanunun ülkemizde yürürlüğe girdiği 7 Nisan 2016 tarihinden itibaren ISO/IEC 27001 projesi gerçekleştiren kuruluşlarda artık belirttiğimiz kontrol gereği yönetim sistemlerini kanunun gereksinimlerine uyumlu kurmaları gerekmektedir. 

Kişisel Verilerin Korunması için ISO 27001:2013 EK-A’da Bulunan Uygulanabilir Teknik Kontroller

Kanun, veri sahibine çeşitli haklar tanımlarken (bkz. KVKK 11. Madde) veri sorumlusu ve veri işleyenlere yönelik olarak kişisel verilerin işlenmesi için bazı ilkeleri, şartları ve yükümlülükleri tanımlamaktadır. Bu yükümlülüklere uymak isteyen veri sorumluları için ISO/IEC 27001:2013 Ek-A’da yer alan uygulanabilir kontrollerden bazılarını kanun gereksinimleri değerlendirildikten sonra parantez içinde aşağıda tanımlayacağız.

Kanunun 12. Maddesi “Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler” aşağıdaki şekilde belirtilmiştir.

(1) Veri sorumlusu; a) Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, b) Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, c) Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.

Bu fıkrada kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi genel anlamda kanunda tanımlanan ilkelere (bkz. Madde 4) ve şartlara (bkz. Madde 5, 6, 7, 8, 9) aykırı olarak işlenmesi olarak ifade edilebilir. Örneğin kişisel verilerin belirlenen amaç dışında kullanılması, güncel tutulmaması, mevzuatlarda yer alan süre kadar saklanmamaları bu aykırılıklara örnek verilebilir. Bu konular kişisel verilerin işlenmesine özel bir yönetim yapısı, süreçler ve prosedürler tanımlanarak ve uygulanarak yönetilebilir.

Ancak, hukuka aykırı erişilmesini önlemek üzere uygulanabilecek birçok teknik kontrol bulunmaktadır. ISO/IEC 27001:2013’te bu konu üzerine A.9 Erişim Kontrolü alanı bulunmaktadır. Bu alanda bilgi varlıklarına erişim politikalarının oluşturulması, kullanıcıların kaydedilmesi ve silinmesi süreci, erişim haklarının verilmesi, düzenlenmesi, kaldırılması süreci ve erişim haklarının düzenli olarak gözden geçirilmesi, güçlü parolaların kullanılması gibi kontroller bulunmaktadır.

Diğer taraftan kişisel verilere sadece yetkili kişilerin erişiminin sağlanabilmesi amacıyla A.11 Fiziksel ve çevresel güvenlik kontrolleri de uygulanabilir. Bu alanda fiziksel güvenlik sınırları, güvenli alanlar ve bu alanlarda çalışma koşullarının tanımlanmasının yanı sıra temiz masa temiz ekran kontrollerini de içermektedir.

Yukarıda sayılan alan güvenlik kontrollerine ek olarak aşağıdaki bilgi güvenliği kontrollerinin de uygulanması gereklidir.

• A.13.1.3 Ağlarda ayrım: Kişisel verileri barındıran sistemler yetkisiz erişimlerin ve sızıntının engellenmesi amacıyla farklı ağlarda bulundurulmalıdır.
• A.13.2.1 Bilgi transfer politikaları ve prosedürleri: İlgili taraflarla kişisel verilerin paylaşımında güvenli iletimi sağlayabilmek amacıyla kurallar tanımlanmalıdır.
• A.10 Kriptografi: Kişisel verinin barındırılırken, işlenirken ve iletilirken, gizliliğini ve bütünlüğünü sağlamak amacıyla kriptografik kontroller uygulanmalıdır.
• A.12.2.1 Kötücül yazılımlara karşı kontroller: Kişisel verilerin sızıntısına sebep olabilecek siber olayları engellemek amacıyla zararlı yazılımlara karşı mücadele edilmelidir.
• A.12.6.1 Teknik açıklıkların yönetimi: Daha ötesinde kuruluşlar sistemlerindeki zafiyetleri düzenli olarak belirlemeli ve kapatmalıdır.

(2) Veri sorumlusu, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde, birinci fıkrada belirtilen tedbirlerin alınması hususunda bu kişilerle birlikte müştereken sorumludur.

2. fıkrada veri sorumlusunun verdiği yetkiyle kendi adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişinin yani veri işleyenin yapacağı işlemlerde müştereken (eşit derecede) sorumlu olduğu ifade edilmektedir. Bu durumda veri işleyenden kaynaklanabilecek ihlal olaylarında Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun veri sorumlusunu müştereken sorumlu tutması ve ceza vermesi söz konusu olabilir. Bu sebeple veri işleyen tarafın performansının izlenmesi, uygulayacağı güvenlik önlemlerinin kontrol altında tutulması ve denetlenmesi göz önünde bulundurulabilir. (bkz. A.15.2.1 Tedarikçi hizmetlerini izleme ve gözden geçirme)

      

    (3) Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır.

     (4) Veri sorumluları ile veri işleyen kişiler, öğrendikleri kişisel verileri bu Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam eder.

4. fıkrada çalışanların ve tedarikçilerin öğrendikleri kişisel verileri açıklayamamalarının gizlilik ve sır saklama yükümlülüklerini ifade ettiği söylenebilir. Kuruluşlar bu yükümlülükleri, bağlayıcı olması ve kuruluşu hukuki olarak güvence altına almak amacıyla çalışanlarıyla istihdamın başlamasından önce imzaladıkları iş sözleşmesinde tarif etmektedir. (bkz. A.7.1.2 İstihdam hüküm ve koşulları)

Diğer taraftan benzer gizlilik ve sır saklama hükümleri tedarikçilerle imzalanan Gizlilik Sözleşmesi veya Taahhütnamelerde ifade edilmektedir. (bkz. A.15.1.2 Tedarikçi anlaşmalarında güvenliği ifade etme) Dikkat edilmesi gereken bir nokta ise bu sözleşmelerin hükümlerini tarafların iş ilişkisinin başlamasından önce bilmesi ve kabul etmesidir.

     

     (5) İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir. Kurul, gerekmesi hâlinde bu durumu, kendi internet sitesinde ya da uygun göreceği başka bir yöntemle ilan edebilir.

5. fıkrada kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından erişilmesi aslında bize bir veri sızıntısı ya da ifşasını anlatmaktadır. Ayrıca ifşanın yaşanması durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve veri sahiplerine bildirimde bulunmamız istenmektedir. (bkz. A.6.1.3 Otoritelerle iletişim)

Veri sorumlusunun kendisinin veya bir başkasının yaşadığı ihlal olayını takip etmek için üreticilerin, uzmanların görüşlerini alması da bir ihtiyaç olarak göz önünde bulundurulabilir. (bkz. A.6.1.4 Özel ilgi grupları ile iletişim)

Veri sızıntısının kim tarafından, nasıl, ne zaman gerçekleştirildiği gibi sorulara yanıt bulmak ve tekrarlanmasını önlemek için kuruluşun aslında ihlal olayları sürecini çalıştırması gerekmektedir ve bu konu standartta yedi alt kontrole sahip bir alanda ayrıca ele alınmaktadır. (bkz. A.16 Bilgi güvenliği ihlal olayı yönetimi)

İhlal olayının araştırılması sırasında yapılacak incelemelerde sistemlerin etkin şekilde incelenebilmesi amacıyla tüm sistemlerin loglarının kayıt altına alınması (bkz. A.12.4.1 Olay kaydetme) ve bu logların yetkisiz olarak değiştirilmesinin engellenmesi sağlanmalıdır. (bkz. A.12.4.2 Kayıt bilgisinin korunması) Olayın zamanını tespit edebilmek için sistemlerin doğru ve aynı zaman ayarlarıyla çalıştığına dikkat edilmelidir. (bkz. A.12.4.4 Saat senkronizasyonu)

Sonuç

Ülkemizde ve dünyada kişisel verilerin korunmasına ilişkin düzenlemeler son yılların önemli gelişmeleri arasında yer almaktadır. Bu düzenlemelere uyum sağlamak isteyen veri sorumluları yeni süreçler oluşturmak, var olan süreçlerini optimize etmek için çeşitli kılavuzları kullanmaktadır. ISO/IEC 27001:2013 EK-A, kişisel verilerin korunması için teknik önlemlerin alınması gibi zor bir probleme tek başına çözüm olabilecek tabir-i caizse gümüş kurşun olmasa da etkili bilgi güvenliği kontrollerini tanımlamaktadır.

Elektronik Haberleşme Sektöründe Kişisel Verilerin Korunması Taslak Yönetmelik İncelemesi

24 Temmuz 2012 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren ve Anayasa Mahkemesi’nin kararıyla 26 Ocak 2015’te yürürlükten kaldırılan “Elektronik Haberleşme Sektöründe Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Gizliliğinin Korunması Hakkında Yönetmelik” Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından Kişisel Verilerin Korunması mevzuatında oluşan gelişmelerin ardından tekrar düzenlendi.  Taslak düzenleme 17 Ağustos 2017 tarihinde BTK’nın web sitesi üzerinden kamuoyunun görüşünün alınabilmesi amacıyla paylaşıldı.

Yönetmeliğe eklenen maddeler incelendiğinde, bu maddelerin 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Korunması Kanunun etkileri olduğu görülmektedir. Taslak Yönetmelikte yer alan değişiklikleri aşağıda bulabilirsiniz.

Değişiklikler

1. Dayanak bölümüne “6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa dayanılarak hazırlanmıştır.“ ifadesi eklenmiştir.

2. Tanımlar ve Kısaltmalar bölümünde aşağıda sıralanan belirtilen tanımlar eklenmiştir.

•     Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan, sadece ilgili işlemle sınırlı olan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
•     IP (İnternet Protokolü): Belirli bir ağa bağlı cihazların birbirini tanımak ve birbirleriyle iletişim kurmak için kullandıkları protokolü
•   Zaman Damgası: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 3’üncü maddesinin (h) bendinde tanımlanan kaydı

3. Trafik verisini işleme yetkisi maddesi, Trafik verisinin işlenmesi maddesinin 2. fıkrasıyla birleştirilmiştir.

4. Trafik verisinin bildirilmesi maddesi kaldırılmıştır.

5. Konum verisini işleme yetkisi maddesi kaldırılmıştır.

6. Kişisel verilerin yurtdışına aktarılması hakkında aşağıdaki madde eklenmiştir.

• MADDE 10 - (1) 7/4/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümleri saklı kalmak kaydıyla, trafik ve konum verileri, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz. (2) İlgili kişilerin, yurtdışına aktarılacak olan kişisel verilerin kapsamı, yurtdışına aktarılma amacı ve süresi hakkında bilgilendirilmelerini müteakip açık rızaları alınması ve milli güvenlik, kamu düzeni açısından Kurumca uygun bulunmak koşuluyla trafik ve konum verileri ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla yurt dışına aktarılabilir. (3) Uluslararası çağrılara ilişkin bilgiler ile bazı elektronik haberleşme hizmetlerinin sunulabilmesi için gerekli olan mobil telefon numara (MSISDN) bilgisi teknik zorunluluk kapsamında yurt dışına çıkarılabilir.

7. Saklanacak veri kategorileri hakkındaki maddeye aşağıdaki bölümler eklenmiştir.

• c) Haberleşmenin tarihi, zamanı ve süresini belirlemek için: 1) Sabit ve mobil telefon hizmetleriyle ilgili olarak; haberleşmenin başlangıç ile bitiş tarih ve zamanı. 2) İnternet erişimi, elektronik posta ve internet telefonu ile ilgili olarak; internet erişimi ile ilgili oturum açma, kapatma tarihi ve zamanı, tahsis edilen dinamik veya statik IP adresi, NAT kullanılan şebekelerde IP adresi yanında port bilgisi, abone/kullanıcı kimliği, elektronik posta veya internet telefonu ile ilgili oturum açma ile kapatma tarihi ve zamanı
•  (3) İşletmeci abonelerine ait bilgileri doğru ve eksiksiz olarak saklar.
• (4) İşletmeci tarafından toplu kısa mesaj gönderimlerinde gerçek veya tüzel kişiye ait abone bilgileri saklanır.
• (5) Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu madde kapsamında belirtilen kategoriler dışında da saklanacak veri kategorileri belirlenebilir.

8. İşletmecilerin veri saklama sürelerini tanımlayan maddeye

• mevzuatlardaki süreler saklı kalmak koşuluyla tanımlanan veri kategorilerinde haberleşmenin yapıldığı tarihten itibaren saklama süreci bir yıldan iki yıla çıkarılmıştır.
• kişisel verilere ve ilişkili diğer sistemlere yapılan erişimlere ilişkin işlem kayıtları saklama süresi dört yıldan iki yıla indirilmiştir.
• “Kişisel verilerin işlenmesine yönelik abonelerin/kullanıcıların açık rızalarını gösteren kayıtlar asgari olarak abonelik süresince saklanır.” fıkrası eklenmiştir.

9. Saklanan verinin korunması ve güvenliği hakkındaki maddede aşağıda değişiklikler yapılmıştır.

• Verilerin yurt içinde saklanmasını ifadesi kaldırılmıştır.
• İmha işlemi kastedilerek “bu işlemlerin tutanakla veya sistemsel olarak kayıt altına alınmasını” ifadesi “bu işlemlerin tutanakla veya elektronik ortamda zaman damgalı olarak kayıt altına alınmasını” ile değiştirilmiştir.

10. İstatistiki bilgilerin verilmesi maddesi taslak yönetmelikte yer almamaktadır.

11. Otomatik çağrı yönlendirme hakkındaki maddede yönlendirmenin ücretli olması durumunda abonenin rızası alınır ifadesi kaldırılarak üçüncü kişilerden kendilerine gelen otomatik yönlendirmeleri ücretsiz ve basit yöntemlerle durdurma imkânı tanınması taslak yönetmelikte belirtilmiştir.

12. Taslak Yönetmeliğe Abonenin diğer hakları maddesine 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11. Maddesinde yer alan İlgili kişinin hakları uyarlanarak eklenmiştir.

13. Taslak Yönetmeliğin son bölümünde yer alan İstisnalar maddesi aşağıdaki şekilde tanımlanmıştır.

• (1) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununda zikredilen istisnai haller için bu Yönetmelik hükümleri uygulanmaz.
• (2) İşletmeci kişisel verilerin silinmesinden önce milli güvenlik, kamu düzeni, terörle mücadele gibi hususları dikkate alarak Kurum’dan onay alır.

Taslak Yönetmelik metnini okumak ve hakkında görüş bildirmek için bağlantıyı tıklayınız. 

ISO/IEC 38500 Bilgi Teknolojileri Yönetişimi Standardı

ISO/IEC 38500 Bilgi Teknolojileri Yönetişimi Standardı
Ali Dinçkan, Gizem Göktaş, BTYÖN Danışmanlık

Yönetişim (Governance) kelimesi ilk kez 1980'lerin sonlarında birleşmiş milletler’in bir raporunda kullanılmıştır. Türkçe’ye yönetim ve iletişim kelimelerinin birleştirilmesinden oluşarak yönetişim şeklinde geçmiştir. Yönetişimin asıl amacı tüm paydaşların yönetimde söz sahibi olması ilkesine dayanır. Bu açıdan ‘Paydaşlarla beraber yönetim’  şeklinde de ifade edilebilir. Yönetişim etkilenen tüm tarafların görüşleri ve çıkarları dikkate alınarak doğru kararların alınması amacını güder.

Başarılı işletmeler bilgi teknolojilerinin faydasını anlar ve bu bilgiyi paylaşlara sağladığı katkıyı arttırmakta kullanır. Bu işletmeler, bir çok iş sürecinin bilgi teknolojilerine kritik düzeyde bağımlı olduğunun, regülatif uyumluluğun öneminin ve riskin etkin yönetiminin faydasının farkındadır. Bilgi teknolojileri yönetişimi alanı ile ilgili zaman içerisinde bir çok standart ve çerçeve yayınlanmıştır. Bu standart ve çerçevelerden en çok bilinenleri ISACA ( Bilgi Sistemleri Denetim ve Kontrol Derneği) ve ITGI (Bilgi Teknolojileri Yönetişim Enstitüsü) tarafından yayınlanan COBIT (Bilgi ve İlgili Teknolojiler İçin Kontrol Hedefleri) çerçevesi ve ISO (Uluslararası Standartlar Organizasyonu) tarafından yayınlanmış ISO/IEC 38500 Bilgi Teknolojilerinin Kurumsal Yönetişimi standardıdır. Bu makalede ISO/IEC 38500 standardının bilgi teknolojilerinin yönetişimi konusuna yaklaşımı ele alınacaktır.

ISO/IEC 38500 standardı İnovasyona önem veren, iş ihtiyaçları ile uyumlu, tanımlanmış sorumluluklar ile hesap verilebilirliğin korunduğu, iş sürekliliği ve sürdürülebilirliğin sağlandığı, efektif kaynak kullanımının olduğu, iyi seviyede paydaş ilişkilerinin bulunduğu ve mevzuata uyumlu BT süreçleri için yönetişim yapısı tarifleyen bir iyi uygulama standardıdır.

Organizasyonların bilgi teknolojilerinden yeterli faydayı elde edememesinin nedenleri aşağıdaki gibi sıralanabilir;

• Belirsiz sorumluluklar,
• Şeffaf olmayan yatırımlar,
• Değerlendirilmeyen gereksinimler,
• Cezai yaptırımlar,
• Bağımsız yürütülen yönetim sistemleri,
• Birçok kez farklı noktalarda tekrar eden işler,
• Yönetim ile operasyon arasında kopukluk,
• BT ile iş birimleri arasında iletişimsizlik.

Organizasyonlarda oluşturulacak etkin bir BT yönetişim çerçevesi ile aşağıdaki faydaların elde edilmesi amaçlanmaktadır.

• İş ihtiyaçlarına yanıt verebilen BT servisleri oluşur,
• BT servis kalitesi artar,
• İş ile bilgi teknolojileri daha yakın hale gelir,
• BT müşteri memnuniyet seviyesi artar,
• Üretkenlik yüksek seviyelere ulaşır,
• BT servisleri sürekli iyileşir,
• BT harcamaları şeffaflaşır ve yatırım geri dönüşü hesap edilebilir,
• Kullanıcı üretkenliğinin düşmesine sebep olan olay sayıları azalır,
• Uyum,
• Sorumluluklar netleşir.

ISO/IEC 38500 standardı içerisinde iyi BT yönetişimi için 6 adet temel ilke açıklanmıştır. Bu ilkeler geneldir ve türlerinden bağımsız olarak bir çok organizasyona uygulanabilir. İlkeler karar almayı desteklemek üzere önerilen davranışları özetler. Standartta her bir ilke için ne yapılması gerektiği açıklanır fakat bu ilkeleri kim, nasıl uygular konusuna işletmeden işletmeye değişebileceği için değinilmez. Organizasyonların yönetim kurullarının bu ilkelerin yerine geirilmesinden sorumlu olduğu belirtilir.

BT Yönetişim İlkeleri

• İlke 1 – Sorumluluk: Sorumlulukların ve bu sorumlulukların gerektirdiği yetkilerin tanımlı ve atanmış olmasıdır.
• İlke 2 – Stateji: Kuruluşun stratejisi, iş hedefleri ile BT yeteneklerinin ve planlarının uyumlu olmasıdır.
• İlke 3 – Edinim: BT edinimlerinin (yatırımlarının) analizler temelinde şeffaf bir şekilde yapılmasıdır. Fayda, maliyet, fırsat ve riskler arasında kısa vadede bir denge tarifler.
• İlke 4 – Performans: Bilgi teknolojilerinin; iş hedeflerine ulaşmak için yeterli olduğunu, ihtiyaçları karşıladığını ve hizmet kalitesi seviyesini raporlamayı tarifler.
• İlke 5 – Uyumluluk: Bilgi teknolojileri kullanımının tüm zorunlu mevzuat ve yönetmeliklere uygun olmasıdır. BT politikaları ve uygulamaları açıkça tanımlanmış olmalıdır.
• İlke 6 – İnsan Davranışı: Süreç dahilindeki bütün bireylerin mevcut ve değişen ihtiyaçlarına, insani davranış ve değerlere uygun politika, prosedür ve uygulamalar oluşturulmasıdır.

 ISO/IEC 38500 standardına göre BT Yönetişim modeli üç ana görev içerir;

1. Bilgi teknolojilerinin mevcut ve gelecekte ki kullanımını değerlendirme,
2. İş hedeflerini karşılayan bir bilgi teknolojileri kullanımını sağlamak için gerekli plan ve politikaların hazırlanması ve hayata geçirilmesini yönlendirme,
3. Politikalara ve planlanan performans seviyelerine uyumu izleme.

Özet olarak BT yönetişim modeli bilgi teknolojilerini değerlendirme (evaluate), yönlendirme (direct) ve izleme (monitor) faaliyetlerinden oluşur.

BT Yönetişimi içerisinde yer alan değerlendirme faaliyeti iş hedefleri, risk iştahı, yetkinlik, ana iş süreçleri, ana BT hizmetleri, düzenleyici taraflar, teknolojik durum, sektör trendleri, dış tehditler, paydaş gereksinimleri gibi konuların değerlendirilmesini içerir. Bu faaliyet kapsamında mevcut durumun tanımı ve iş hedeflerinin analizi gerçekleştirilir.

Yönlendirme faaliyeti kapsamında ise risk, uyum, karar destek mekanizmaları ve iş stratejilerinin çıktılarına dayalı BT stratejilerinin tanımı yapılır. Bu kapsamda değişimin başlatılması için bütçe, yetkinlik gelişim, paydaşların katılımı, standart işler ile projelerin ayrıştırılması, fırsatların değerlendirilmesi, önceliklendirmeleri yapılması gibi işlemler gerçekleştirilir. Son olarak risk, denetim ve yönlendirme komiteleri tanımlanır ve 6 BT yönetişim ilkesi çerçevesinde destek sağlanır.

İzleme faaliyeti kapsamında başarı kriterlerinin tanımı yapılır ve izleme sistemlerinin hayata geçirilmesi sağlanır. Bu kapsamda “Doğru şeyi yapıyor muyuz? İlerliyor muyuz? Nasıl iyileştirebiliriz?” gibi soruların cevapları aranır. Son olarak yönetimin BT hakkında düzenleyici mevzuat ve sözleşme yükümlülükleri ve iç çalışma uygulamaları ile uyumlu olduğundan emin olmak üzere gerekli faaliyetler yerine getirilir.

BT yönetişim modeli içerisinde bulunan değerlendir, yönlendir ve izle yaklaşımı ISO/IEC 38500 standardına her bir BT yönetişim ilkesi için ayrı ayrı tanımlanmıştır.

İlke 1 – Sorumluluk

Değerlendir	BT kabiliyetlerinin bugünkü ve gelecekteki kullanımı konusunda sorumlular atanır. Sorumluluk, yetki ve yetkinliklerin yeterlilikleri göz önünde bulundurulur. Genellikle sorumluluk sahipleri, kuruluşun iş hedefleri ve performansından sorumlu iş birimi yöneticileri olurken; bilgi teknolojileri uzmanları tarafından desteklenir
Yönlendir	Yönetişim sorumlusu tarafından, BT stratejilerinin sorumluluk sahiplerince takip edilmesi ve hayata geçirilmesi desteklenir. Sorumluluk sahiplerinin ihtiyaç duydukları bilgilere ulaşabilir olması sağlanır.
İzle	İlgili süreçlere dair izleme metotları geliştirilir. Sorumluluklar onaylanır, bildirilir ve tanımlanır. Sorumluluk sahiplerinin performansları izlenir. (Örneğin; yönlendirme komitelerine sunulanlar)

İlke 2 – Stateji

Değerlendir	Gelecekteki iş ihtiyaçlarının karşılanması için BT ve iş süreçlerinde gerekli geliştirmeler sağlanır. Kurum hedefleri, paydaş beklentileri ve iyi uygulamalar dikkate alınarak stratejiler belirlenir. Risk yönetimi stratejilerin belirlenmesinde göz önünde bulundurulur.
Yönlendir	BT geliştirmeleri ile kurum strateji ve politikalarına uyum sağlanması garanti edilir. Fırsatlar ve iyileştirmeleri değerlendirebilmek için yenilikçi girişimler desteklenir.
İzle	Hedeflerin başarımı izlenir. Elde edilen faydalar değerlendirilir.

İlke 3 – Edinim

Değerlendir	Risk ve maliyet dengesine uygun olarak yatırım seçenekleri değerlendirilir.
Yönlendir	BT sistem ve altyapı varlıkları gerekli kabiliyetler ve servislerle birlikte dokümante edilir. İş gereksinimlerine uygun olarak uygulamalar desteklenir.
İzle	Gereken kabiliyetler dikkate alınarak BT yatırımları izlenir. Yatırımlarda paydaşlarla aynı yaklaşımda olup olmadıkları izlenir.

İlke 4 – Performans

Değerlendir	İş gereksinimlerinin karşılanması için gerekli kabiliyet ve kapasite değerlendirilir. Sürdürülen BT operasyonlarında risk değerlendirmesi yapılır. Bilgi bütünlüğü ve kurumsal bilgi ve yetenekler dahil BT varlıklarının korunması için risk değerlendirmesi yapılır. BT hedefleri ve yönetişim hedefleri değerlendirilir.
Yönlendir	BT stratejilerinin başarılması için gerekli kaynaklar atanır. BT’yi yönlendiren iş hedeflerinin güncel ve geçerli olması sağlanır.
İzle	BT’nin etkin kullanımı ve hedeflere uyumu izlenir.

İlke 5 – Uyumluluk

Değerlendir	İç prosedürler, standartlar, profesyonel rehberler ve düzenleyici kuruluşlarca tariflenen gereklilikler takip edilir. Uyum durumu takip edilir.
Yönlendir	Uyum izleme mekanizmaları geliştirilir. Kaynakların takibi için atamalar, görevlendirmeler yapılır. Tüm uygulamaların etik ve yasal olduğu garanti edilir.
İzle	Belirli aralıklarla denetimler ve gözden geçirmeler aracılığıyla uyum izlenir. Dataların imhası da dahil olmak üzere tüm BT uygulamalarının mevzuata uyumu takip edilir.

İlke 6 – İnsan Davranışı

Değerlendir	BT uygulamalarının birey davranışlarına uyumu değerlendirilir.
Yönlendir	Risk ve fırsatlar da göz önüne alınarak birey davranışlarına uygun BT uygulamaları desteklenir. Uyumun sağlanması ve korunması için çalışmalar yürütülür.
İzle	Çalışma pratikleri ile BT uygulamalarının uyumu izlenir.

Sonuç olarak ISO/IEC 38500 standardı bilgi teknolojilerinin etkin, verimli ve kabul edilebilir kullanımı için ilkeleri ve BT yönetişim modelini tanımlamaktadır. Tanımlanan ilkelerin ve modelin takip edilmesi, organizasyonun üst yönetimine risklerin dengelenmesi ve bilgi teknolojilerinin oluşturduğu fırsatlardan istifade edilmesi için imkan sağlar. BT yönetişimi, organizasyonun tabi olduğu regülatif ve sözleşmelerden doğan yükümlülüklerin karşılanması konusunda güvence verir. Etkin BT yönetişimi iş hedeflerinin başarılması ve iş hedefleri ile uyumlu BT süreçlerinin oluşması, maliyet şeffaflığı, paydaşlarla etkin iş birliği, maliyetlerin düşmesi ve yapılan yatırımların değere dönüşmesi, iş sürekliliğinin  sağlanması, hizmetlerde ve pazarda yenilikçi bir yaklaşımın ortaya çıkmasına imkan sağlar.

ISO 27001 SİSTEM KURULUMU AŞAMASINDA KARŞILAŞILAN ZORLUKLAR VE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi son yıllarda kurumlar tarafından oldukça talep gören bir standart haline geldi. Bu talebin altında yasal gereklilikler, müşteri talepleri ve kurumun stratejik hedefleri gibi çeşitli nedenler yatabilmekte. Ancak standarda uygunluğun başarısında motivasyon ne olursa olsun bu sistemin uygulanması ve işletiminde üst yönetim desteği en büyük payı almaktadır. Standart son revizyonunda dahi yönetim desteğini ifade edebilmek için “Liderlik” maddesi ortaya çıkmıştır. “Yönetime rağmen” yönetim sistemi kurmak ve işletmek sistemin ömrünün kısa olmasına neden olacaktır.

Yönetim desteği ifadesi her zaman maddi destek olarak algılanmamalıdır. Kurum bütçesine göre maddi destek ve kaynağın önemi yadsınamaz ve olmazsa olmazdır ancak yönetimin kurum çalışanları için motivasyon sağlayıcı davranışlar sergilemesi de başarı için oldukça önemlidir. Proje başında yönetimin kurum çalışanlarından projeye destek göstermelerini isteyen bilgilendirme mesajı paylaşması, sorumluluk ataması, bazı toplantı ve eğitimlere katılım gösterip projenin önemini ifade etmesi gibi hususlar çalışanlarda bu sistemin uygulanması konusunda motivasyon sağlamaktadır. Belgelendirme amacı taşıyan kurumlar da bu ve benzeri durumları kayıt altına alarak liderlik maddesi için kanıt oluşturmalıdırlar. Aynı zamanda yönetime düzenli olarak raporlama yapılması, yönetimin sistemin içinde tutularak güncel bilgilere sahip olmasını sağlayacaktır.

Kurumlar yatırım kararlarını belirlerken bütçe planlamasına bilgi güvenliği ile ilgili konuları da dâhil etmesi önemli olacaktır.

Yönetimden beklenen destek sağlanmazsa çalışanlar üzerlerine düşen görevleri sahiplenmeyip sorumluluklarını gerçekleştiremeyebilirler. Bu da yönetim sisteminin etkin şekilde işletilmesine engel olabilecek sonuçlar doğurabilmektedir.

Yönetim sisteminin içerisinde yapılması veya dikkat edilmesi gereken bir diğer husus; rol ve sorumlulukların doğru ve tam olarak belirlenmesidir. Bu rol ve sorumluluklar gerek proje yöneticileri gerekse de son kullanıcılar açısından doğru belirlenmelidir. Tanımlanmış olan rol ve sorumlulukların yerine getirilmemesi başarıyı büyük ölçüde etkileyecektir. Bu noktada tanımlanmış olan sorumlulukların yerine getirilmemesi ve yerine getirmemenin doğuracağı sonuçlar için tanımlı bir süreç oluşturulması ile eskalasyon yapısının işletilerek takip edilmesi, gereken işlerin zamanında yapılması konusunda fayda sağlayacaktır.

  

ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi risk temelli bir yönetim sistemidir. Kurum için uygulanabilir bir risk metodolojisinin oluşturulması kurumdaki herkes tarafından anlaşılıp sürdürülebilirliğinin sağlanması adına büyük önem taşımaktadır.

Risk değerlendirmeleri sonucu risk işleme kararlarına bağlı olarak aksiyon planlarında belirlenmiş olan aksiyonların zamanında yapılması ve takip edilmesi, aynı zamanda bu aksiyonlar için kaynak ayrılması risk yönetiminin başarısını sağlayacaktır. Risk değerlendirme sonrasında alınacak risk işleme kararları için yönetim risk kabul kriterleri doğrultusunda kabul edilebilir risk seviyesine karar vermelidir. Bu seviyenin gelecek dönemlerde giderek düşürülmesi de sistemin daha iyi seviyelere gelmesi açısından önemli olacaktır.

Risk değerlendirme ve işleme karalarının sonucunda oluşturulması gereken sistemin daha iyi bir noktaya gelmesini sağlayacak bilgi güvenliği amaçlarının sadece bilgi teknolojilerini ilgilendiren amaçlar olmaması, her departman ile ilgili olabilecek amaçların da belirlenmesi bilgi güvenliğinin sadece bilgi teknolojileri departmanına özel bir uygulama olduğu düşüncesinin ortadan kaldırılmasını sağlayacaktır. Bilgi güvenliği amaçlarının ölçülebilir ve gerçekleştirilebilir amaçlar olarak seçilmesi sisteme faydalı olacaktır.

Bilgi güvenliği yönetim sisteminin uygulanması ve işletilmesi konusunda proje yöneticileri ile birlikte her çalışan için görev ve sorumlulukların belirlenmesi standart tarafından istenmektedir. Bunun sağlanabilmesi için ihtiyaç olan yetkinliklerin doğru belirlenerek iyi analiz edilmesi gerekmektedir. Eğitim takvimlerinin oluşturularak yetkinliklerin arttırılması sağlanmalıdır. Ancak alınan eğitimlerin veya diğer yetkinlik tanımlarının istenilen seviyeye gelip gelmediğinin kontrolü birçok firmada göz ardı edilmektedir. Gerçekleştirilmiş olan işlemlerin ihtiyacı ve beklentiyi karşılayıp karşılamadığının ilgili ve yetkili kişilerce değerlendirmesinin yapılması gerekir.

Son kullanıcıların dikkat etmesi gereken konular ile sorumluluklarının anlatıldığı farkındalık eğitimlerinin ilgili taraf analizi sırasında ortaya çıkmış olan kapsam dâhilindeki her çalışan ile birlikte kapsam dışında kalan çalışanlara da verilmesi oldukça önemlidir. Farkındalık eğitimlerinin hedef kitlesi belirlenirken kurumların genellikle gözden kaçırdığı stajyerler ve kurum içindeki ve dışındaki taşeronların da eğitimlere dâhil edilmesi gerekmektedir.

Farkındalık eğitimleri sadece sınıf eğitimi olarak değerlendirilmemelidir. Kişilere atanacak online eğitimler, verilecek broşürler, düzenlenecek etkinlikler, ödül sistemleri gibi çözümler ile farklı şekillerde farkındalık sağlanabilir. Farkındalık çalışmaları sonrasında bu çalışmaların etkinliğinin değerlendirilmesi unutulmamalıdır. Bu değerlendirme sınav olarak yapılabileceği gibi karşılıklı mülakatlar ile de yapılabilir. Önemli olan çalışanların bir konu ile ilgili aynı ve doğru fikre sahip olmasının sağlanmasıdır.

ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi standardı diğer ISO standartlarından farklı olarak 2 bölümden oluşmaktadır. Standart ana maddelerine ek olarak hazırlanmış olan EK-A kontrol maddeleri belirlenmiş kapsam ile ilgili olan kontrollerin seçilerek ilgisiz olanların hariç bırakılmasını mümkün kılmaktadır. Örneğin kurum içinde BGYS kapsamı dahilinde yazılım geliştirme yapılmıyorsa yazılım geliştirme ile ilgili kontrol maddeleri hariç bırakılabilir.

Yönetim sisteminin başında kurum ile ilgili olabilecek tüm tarafların doğru analiz edilmesi gerekmektedir. Bu analize hem kurum içi hem de kurum dışındaki tüm tarafların dâhil edilmesi önemlidir. Müşteriler, tedarikçiler, devlet ve düzenleyici kuruluşlar, çalışanlar, paydaşlar, iş ortakları vb. ilgili tüm tarafların BGYS açısından ihtiyaç ve beklentilerinin doğru analizi yönetim sisteminin kapsamının doğru belirlenmesine ve işletilmesine fayda sağlayacaktır.

Yönetim sisteminin kapsamına karar verilirken ilgili taraf analizinde ortaya çıkan tedarikçiler iş ihtiyacına bağlı olarak hizmet sürekliliği açısından kritik olanlar için Hizmet Seviye Anlaşmaları (SLA), bilgi paylaşımı konusunda kritik tedarikçiler için Gizlilik Sözleşmeleri yada gizlilik maddeleri içeren Hizmet Sözleşmeleri yapılması gerekmektedir. Sözleşme yapılma ihtiyacı doğru belirlenmelidir. Örneğin kurum ofis sarf malzemeleri alımı yaptığı bir firma ile sözleşme imzalama ihtiyacı duymayabilir. Gizli bilgi paylaşımı yapılmamakta ve alternatif tedarikçiler bulunabildiği için kritik tedarikçi sınıfında olmayabilir. Ancak kurum içinde tedarikçiler tarafından sağlanan yemek, servis, temizlik gibi hizmetler için mutlaka gizlilik sözleşmeleri yada gizlilik maddeleri içeren hizmet sözleşmeleri yapılmalıdır.

Tedarikçi sözleşmelerinin yapılması her zaman kurumun inisiyatifinde olamayabilir. Tedarikçiler sözleşme koşullarından ötürü sözleşmenin düzenlenmesi taraftarı olmayabilirler.  Kurum bu noktada sözleşme şartlarını değiştirerek sözleşme yapılmasını teşvik edebilir. Ancak yine de sözleşmenin düzenlenmesi mümkün olamayabilir. Sözleşmelerde dikkat edilmesi gereken tedarikçi ile gizli bilgi paylaşımının yapılıp yapılmadığı, hizmet sürekliliği açısından kritikliği, alternatif tedarikçi mevcudiyeti gibi konulardır.

Tedarikçilerden alınan hizmetlere göre ihtiyaçlar doğrultusunda kriterler belirlenmeli ve periyodik olarak hizmet değerlendirmelerinin yapılması gerekmektedir.

Bilgi güvenliğinin sağlanabilmesi için uygulanacak olan teknik kontrollerin yürütülmesi için büyük yatırımların gerçekleştirilmesi standart tarafından şart koşulmamaktadır. Teknik kontrol uygulamaları hususunda birçok kurum için akla gelen ilk soru ciddi maddi kaynak yatırımının gerekli olup olmadığıdır. Bu konu tamamen üst yönetimin risk iştahına ve süreçlerin işletilebilmesi ve iyileştirilebilmesi için ihtiyaç duyulan hizmet ve kaynaklara bağlıdır. Standart hiçbir zaman bir ürün ya da hizmetin kullanımını zorunlu tutmamaktadır. Piyasa içerisinde ihtiyaç duyulan hizmetler için hem ücretli hem de ücretsiz uygulamalar ile farklı çözüm yolları bulunabilmektedir. Dikkat edilmesi gereken şey iş süreçlerinin yönetiminin etkin ve verimli olmasını sağlayacak çözümün bulunmasıdır. İhtiyaçların doğru belirlenerek karar verilmesi bu süreçte büyük önem taşımaktadır.

ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, standart gereklilikleri doğrultusunda “yaptığını yaz, yazdığını yap mantığı” ile işletilebilir. Yönetim sisteminin ilk kurulduğu dönemlerde dirençle karşılaşılabilmektedir. Gerçekleştirilecek olan aksiyonlar ve alınan kararlar çalışanların motivasyonunu etkileyebilmektedir. Bu noktada ihtiyaç doğru belirlenerek çalışanlara doğru aktarılmalıdır. Çok sıkı kontroller ile tasarlanan süreçler yönetim sisteminin başarısına engel olabilir. Bu şekilde yönetilen sistemler bir süre sonra işletilemez hale gelebilmektedir. 

İş Etki Analizi Rehberi

İş Etki Analizi Nedir?

İş Sürekliliği Yönetiminin ne olduğu ve süreklilik ile sık karıştırılan bir terim olan “sürdürülebilirlik” kavramı ile ilişkilerini önceki yazılarımızda açıklamıştık. Bu yazımızda ise, iş sürekliliği yönetiminin temelini oluşturan İş Etki Analizi’ni ele almak istedik.

İş Etki Analizi’nde temel amacımız; olası bir felaket sonrasında yaşanan hizmet kesintisinin zaman içerisindeki etki dağılımını tespit ederek; hangi kurumsal süreçlerimizi, hangi kapsamda, hangi kritik kaynaklarla ve ne kadar süre içerisinde hayata geçirmemiz gerektiğini, dolayısıyla da hangi ürün ve hizmetlerimizi yeniden sunulabilir hale getirmemiz gerektiğini tespit etmektir.

Genellikle iş etki analizi ile ilgili; nereden başlanacağı, ne kadar detaya inileceği veya kapsamının nasıl belirleneceği konuları soru işaretleri oluşturmaktadır. Takip ettiğimiz kaynaklar ve tecrübelerimize dayanarak nasıl bir yol izlenebileceği ve nelere dikkat edilmesi gerektiğine dair yorumlarımızı ilerleyen satırlarda inceleyebilirsiniz.

İş Etki Analizi’ni aşamalara bölerek incelemek daha düzenli ilerlememizi sağlayacaktır.

Öncelikle bir ön analiz ile, çalışmanın kapsamı netleştirilmelidir;

İş sürekliliği yönetimi çalışmalarının kapsamının belirlenmesi, iş etki analizinin de kapsamı için belirleyici olacaktır. Bir kurumun kaç tip müşterisinin olduğu ve kaç çeşit hizmet alanı olduğu tanımlandıktan sonra; hangi tip müşterilere sunulan hangi tür hizmetler için bu yapının kurulacağı kararlaştırılmalıdır. Burada dikkat edilmesi gereken bir nokta ise, kurumun varlığını sürdürmesi için sunması gereken ana iş alanlarının ve yasal olarak sorumlu olduğu hizmetlerin mutlaka kapsam dahilinde olduğundan emin olunması gerektiğidir.

Ayrıca, gerçekleştirilecek iş etki analizi, tanımlanan iş sürekliliği yönetimi kapsamının tümünü içermelidir.

Stratejik iş etki analizi ise, tahminlerin yapıldığı ve kurumsal kararların alındığı kritik bir aşamadır;

Kapsam kararı alındıktan sonra, öncelikle söz konusu ürün ve hizmetlerin önceliklendirilmesi yapılabilir. Özellikle karmaşık yapıya sahip ve ürün/hizmet portföyü geniş kurumlar için bu önceliklendirmenin yapılması önerilmektedir. Aksi durumda ilerleyen aşamalarda analiz, kontrol edilemeyecek kadar geniş bir kapsama ulaşabilir. Daha somut olarak açıklamak gerekirse; kurum ön analiz aşamasında belirlediği müşteri grubuna sunduğu tüm ürün ve hizmetleri tek tek değerlendirmelidir. Bu değerlendirme aşamasında; olası bir kesinti sonrasında zaman içinde artarak devam edecek finansal kayıplar, müşteri kayıpları, itibari etkileri ve yasal gereksinimler gibi tahminler göz önünde bulundurularak; belirlenen ürün/hizmetler ön değerlendirmeye alınır ve kesintinin zaman içindeki dağılımı ortaya konularak zaman kritik hizmetler belirlenir.

Bu noktada bir de “zaman kritik” kavramını açıklamak faydalı olacaktır.

İş Sürekliliği Yönetimi’nde en önemli kavramlarımızdan biri “zaman”dır ve olası bir felaket sonucu; öncelikli olarak (aciliyetle) sunulması gereken ürün ve hizmetlere yönelik çalışmalar bir sistem kapsamında ele alınır. Bu “zaman kritik” ürün ve hizmetler her zaman kurumun en çok gelir getiren veya en çok müşterisine sahip hizmetlerine tekabül etmeyebilir.

Bu aşamada beklenen çıktılar;

• Hangi ürün ve hizmetlerin “zaman kritik” olduğu,

• Bu ürün ve hizmetler için bir kesinti sonucunda “maksimum kabul edilebilir kesinti süresi”nin (maximum acceptable outage-MAO veya maximum tolerable period of disruption-MTPD) ne olduğu, 

• Zaman kritik ürün ve hizmetler için bir kesinti sonucunda “hedeflenen kurtarma süresi”nin (recovery time objective-RTO) ne olduğu,

• Bir felaket sonrasında bu ürün ve hizmetlerin en azından hangi seviyede (yaşanan bir TV yayını kesintisi sonucu, içeriği HD yerine SD de olsa sunabilmek; bir şebekede ses hizmetinin LTE yerine 2G şebekesinden sunulması vb..) sunulması gerektiği (minimum business continuity objective-MBCO).

Stratejik analiz ardından gerçekleştirilecek haritalama ve zaman kritik aktivite belirleme çalışması, operasyonel analiz aşaması;

Belirlenen zaman kritik ürün ve hizmetlerden hangilerinin operasyonel analiz aşamasına taşınacağı da yine kurumsal bir karar olacaktır. Tümü için teknik analiz aşaması başlatılabileceği gibi; yalnızca kurumsal risk iştahına bağlı olarak belirlenebilecek “kritiklik eşiği”ni aşan ürün ve hizmetler için de bu aşamaya geçilebilir. Bu nokta, kurum yapısının karmaşıklığına göre kararlaştırılabilmektedir. Teknik analizde öncelikli amaç; hangi ürün ve hizmetlerin, hangi kurumsal süreçlerin desteği ile sunulduğunun tespiti ve dolayısıyla, kurumun zaman kritik aktivitelerinin ne olacağının tespit edilmesidir. Kritik aktivitelerin tespitinde ise, kurumsal süreçler ile ürün/hizmetlerin haritalandırılması ve ürün/hizmetlerin zamana bağlı kritiklik seviyelerinin doğru orantılı olarak ilgili aktivitelere aktarılması gerekmektedir. Dikkat edilmesi gereken önemli bir husus; bu kurumsal süreçlerin birbirlerine veya dış taraflarca gerçekleştirilen süreçlere olan bağımlılıklarını da göz önünde bulundurmaktır.

Göz önüne alınması gereken bir konu da; ürün ve hizmetleri sunmak için yürütülen kurumsal süreçlerin yalnızca departmanlarca, kişiler tarafından değil; altyapılar üzerinden otomatize bir şekilde de sürdürülüyor olabileceğidir.

Bu aşamada beklenen çıktılar; ürün ve hizmetlerin RTO, MAO, MBCO gibi değerlerinin; uygun bir şekilde kurumsal süreçlere de yansıtılabilmesi ve bu kurumsal süreçleri sürdürebilmek ve felaket sonrası kurtarabilmek için ihtiyaç duyulacak minimum kaynak gereksinimi ile dış taraflar veya diğer süreçlerce yürütülen bağımlı faaliyetlerin tespitidir.

Risk değerlendirmelerin yapılması, planların hazırlanması, tatbikatların gerçekleştirilmesi, olay yönetimi yapılarının kurulması ve diğer tüm iş sürekliliği faaliyetleri, İş Etki Sonuçları'na uygun olarak sürdürülmelidir.

İş Etki Analizi'nde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar!

• İş etki analizi kurumsal bir çalışma olmalıdır ve bu süreçte üst yönetimin katkısı ve kurum adına kapsayıcı kararlara varılması önemlidir.

• Analiz metodunun tekrar edilebilir ve tutarlı olması en önemli noktadır.

• Analize konu olacak verilerin objektif ve geçerli olması, varılacak sonuçların doğruluğunu ciddi derecede etkileyebilecektir. Bu nedenle mutlaka danışılan kişilerin “işinin uzmanı” olması önemlidir.

• “Bu analiz sonucunda belirlenecek “zaman kritik” aktiviteler, aynı zamanda kurumun en önemli aktiviteleridir” şeklinde bir yargı oluşmaması için, analizi koordine edecek tarafların her an açıklayıcı ve yönlendirici olması önemlidir.

• İlk çalışma sonucunda tam ve eksiksiz sonuçlara varılması çoğu zaman mümkün olmamaktadır. Bu sürecin sürekli gözden geçirilmesi ve tecrübeler sonucu yapılacak müdahalelerle zaman içinde olgunlaşması beklenmektedir.

• Bir felaket sonucunda ortaya çıkacak ve zaman içinde artarak sürecek etkiler tahmin edilen etkilerdir. Tecrübeler ile desteklenmelidir ancak özellikle katastrofik seviyelerdeki etkilere daha önce ulaşılmamış olması muhtemel olacağı için, bu etkilerin tahminlerden ibaret olduğu unutulmamalıdır.

Yazımızı oluştururken ve çalışmalarımızı yürütürken her daim başvurduğumuz kaynaklarımızı da aşağıda paylaşmaktayız. Soru, görüş ve katkılarınızı yorum olarak iletmeniz bizi memnun eder.

Faydalı kaynaklar;

A Practical Approach to Business Impact Analysis – Ian Charters  

Good Practice Guidelines – BCI

ISO 22301

ISO 22313