İş Etki Analizi Rehberi

İş Etki Analizi Nedir?

İş Sürekliliği Yönetiminin ne olduğu ve süreklilik ile sık karıştırılan bir terim olan “sürdürülebilirlik” kavramı ile ilişkilerini önceki yazılarımızda açıklamıştık. Bu yazımızda ise, iş sürekliliği yönetiminin temelini oluşturan İş Etki Analizi’ni ele almak istedik.

İş Etki Analizi’nde temel amacımız; olası bir felaket sonrasında yaşanan hizmet kesintisinin zaman içerisindeki etki dağılımını tespit ederek; hangi kurumsal süreçlerimizi, hangi kapsamda, hangi kritik kaynaklarla ve ne kadar süre içerisinde hayata geçirmemiz gerektiğini, dolayısıyla da hangi ürün ve hizmetlerimizi yeniden sunulabilir hale getirmemiz gerektiğini tespit etmektir.

Genellikle iş etki analizi ile ilgili; nereden başlanacağı, ne kadar detaya inileceği veya kapsamının nasıl belirleneceği konuları soru işaretleri oluşturmaktadır. Takip ettiğimiz kaynaklar ve tecrübelerimize dayanarak nasıl bir yol izlenebileceği ve nelere dikkat edilmesi gerektiğine dair yorumlarımızı ilerleyen satırlarda inceleyebilirsiniz.

İş Etki Analizi’ni aşamalara bölerek incelemek daha düzenli ilerlememizi sağlayacaktır.

Öncelikle bir ön analiz ile, çalışmanın kapsamı netleştirilmelidir;

İş sürekliliği yönetimi çalışmalarının kapsamının belirlenmesi, iş etki analizinin de kapsamı için belirleyici olacaktır. Bir kurumun kaç tip müşterisinin olduğu ve kaç çeşit hizmet alanı olduğu tanımlandıktan sonra; hangi tip müşterilere sunulan hangi tür hizmetler için bu yapının kurulacağı kararlaştırılmalıdır. Burada dikkat edilmesi gereken bir nokta ise, kurumun varlığını sürdürmesi için sunması gereken ana iş alanlarının ve yasal olarak sorumlu olduğu hizmetlerin mutlaka kapsam dahilinde olduğundan emin olunması gerektiğidir.

Ayrıca, gerçekleştirilecek iş etki analizi, tanımlanan iş sürekliliği yönetimi kapsamının tümünü içermelidir.

Stratejik iş etki analizi ise, tahminlerin yapıldığı ve kurumsal kararların alındığı kritik bir aşamadır;

Kapsam kararı alındıktan sonra, öncelikle söz konusu ürün ve hizmetlerin önceliklendirilmesi yapılabilir. Özellikle karmaşık yapıya sahip ve ürün/hizmet portföyü geniş kurumlar için bu önceliklendirmenin yapılması önerilmektedir. Aksi durumda ilerleyen aşamalarda analiz, kontrol edilemeyecek kadar geniş bir kapsama ulaşabilir. Daha somut olarak açıklamak gerekirse; kurum ön analiz aşamasında belirlediği müşteri grubuna sunduğu tüm ürün ve hizmetleri tek tek değerlendirmelidir. Bu değerlendirme aşamasında; olası bir kesinti sonrasında zaman içinde artarak devam edecek finansal kayıplar, müşteri kayıpları, itibari etkileri ve yasal gereksinimler gibi tahminler göz önünde bulundurularak; belirlenen ürün/hizmetler ön değerlendirmeye alınır ve kesintinin zaman içindeki dağılımı ortaya konularak zaman kritik hizmetler belirlenir.

Bu noktada bir de “zaman kritik” kavramını açıklamak faydalı olacaktır.

İş Sürekliliği Yönetimi’nde en önemli kavramlarımızdan biri “zaman”dır ve olası bir felaket sonucu; öncelikli olarak (aciliyetle) sunulması gereken ürün ve hizmetlere yönelik çalışmalar bir sistem kapsamında ele alınır. Bu “zaman kritik” ürün ve hizmetler her zaman kurumun en çok gelir getiren veya en çok müşterisine sahip hizmetlerine tekabül etmeyebilir.

Bu aşamada beklenen çıktılar;

• Hangi ürün ve hizmetlerin “zaman kritik” olduğu,

• Bu ürün ve hizmetler için bir kesinti sonucunda “maksimum kabul edilebilir kesinti süresi”nin (maximum acceptable outage-MAO veya maximum tolerable period of disruption-MTPD) ne olduğu, 

• Zaman kritik ürün ve hizmetler için bir kesinti sonucunda “hedeflenen kurtarma süresi”nin (recovery time objective-RTO) ne olduğu,

• Bir felaket sonrasında bu ürün ve hizmetlerin en azından hangi seviyede (yaşanan bir TV yayını kesintisi sonucu, içeriği HD yerine SD de olsa sunabilmek; bir şebekede ses hizmetinin LTE yerine 2G şebekesinden sunulması vb..) sunulması gerektiği (minimum business continuity objective-MBCO).

Stratejik analiz ardından gerçekleştirilecek haritalama ve zaman kritik aktivite belirleme çalışması, operasyonel analiz aşaması;

Belirlenen zaman kritik ürün ve hizmetlerden hangilerinin operasyonel analiz aşamasına taşınacağı da yine kurumsal bir karar olacaktır. Tümü için teknik analiz aşaması başlatılabileceği gibi; yalnızca kurumsal risk iştahına bağlı olarak belirlenebilecek “kritiklik eşiği”ni aşan ürün ve hizmetler için de bu aşamaya geçilebilir. Bu nokta, kurum yapısının karmaşıklığına göre kararlaştırılabilmektedir. Teknik analizde öncelikli amaç; hangi ürün ve hizmetlerin, hangi kurumsal süreçlerin desteği ile sunulduğunun tespiti ve dolayısıyla, kurumun zaman kritik aktivitelerinin ne olacağının tespit edilmesidir. Kritik aktivitelerin tespitinde ise, kurumsal süreçler ile ürün/hizmetlerin haritalandırılması ve ürün/hizmetlerin zamana bağlı kritiklik seviyelerinin doğru orantılı olarak ilgili aktivitelere aktarılması gerekmektedir. Dikkat edilmesi gereken önemli bir husus; bu kurumsal süreçlerin birbirlerine veya dış taraflarca gerçekleştirilen süreçlere olan bağımlılıklarını da göz önünde bulundurmaktır.

Göz önüne alınması gereken bir konu da; ürün ve hizmetleri sunmak için yürütülen kurumsal süreçlerin yalnızca departmanlarca, kişiler tarafından değil; altyapılar üzerinden otomatize bir şekilde de sürdürülüyor olabileceğidir.

Bu aşamada beklenen çıktılar; ürün ve hizmetlerin RTO, MAO, MBCO gibi değerlerinin; uygun bir şekilde kurumsal süreçlere de yansıtılabilmesi ve bu kurumsal süreçleri sürdürebilmek ve felaket sonrası kurtarabilmek için ihtiyaç duyulacak minimum kaynak gereksinimi ile dış taraflar veya diğer süreçlerce yürütülen bağımlı faaliyetlerin tespitidir.

Risk değerlendirmelerin yapılması, planların hazırlanması, tatbikatların gerçekleştirilmesi, olay yönetimi yapılarının kurulması ve diğer tüm iş sürekliliği faaliyetleri, İş Etki Sonuçları'na uygun olarak sürdürülmelidir.

İş Etki Analizi'nde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar!

• İş etki analizi kurumsal bir çalışma olmalıdır ve bu süreçte üst yönetimin katkısı ve kurum adına kapsayıcı kararlara varılması önemlidir.

• Analiz metodunun tekrar edilebilir ve tutarlı olması en önemli noktadır.

• Analize konu olacak verilerin objektif ve geçerli olması, varılacak sonuçların doğruluğunu ciddi derecede etkileyebilecektir. Bu nedenle mutlaka danışılan kişilerin “işinin uzmanı” olması önemlidir.

• “Bu analiz sonucunda belirlenecek “zaman kritik” aktiviteler, aynı zamanda kurumun en önemli aktiviteleridir” şeklinde bir yargı oluşmaması için, analizi koordine edecek tarafların her an açıklayıcı ve yönlendirici olması önemlidir.

• İlk çalışma sonucunda tam ve eksiksiz sonuçlara varılması çoğu zaman mümkün olmamaktadır. Bu sürecin sürekli gözden geçirilmesi ve tecrübeler sonucu yapılacak müdahalelerle zaman içinde olgunlaşması beklenmektedir.

• Bir felaket sonucunda ortaya çıkacak ve zaman içinde artarak sürecek etkiler tahmin edilen etkilerdir. Tecrübeler ile desteklenmelidir ancak özellikle katastrofik seviyelerdeki etkilere daha önce ulaşılmamış olması muhtemel olacağı için, bu etkilerin tahminlerden ibaret olduğu unutulmamalıdır.

Yazımızı oluştururken ve çalışmalarımızı yürütürken her daim başvurduğumuz kaynaklarımızı da aşağıda paylaşmaktayız. Soru, görüş ve katkılarınızı yorum olarak iletmeniz bizi memnun eder.

Faydalı kaynaklar;

A Practical Approach to Business Impact Analysis – Ian Charters  

Good Practice Guidelines – BCI

ISO 22301

ISO 22313